De ontwikkelingen binnen de digitale wereld gaan razendsnel. Als je niet uitkijkt, loop je al snel achter op alle software ontwikkelingen. Dat was ook het geval bij De Zellingen: deze organisatie was toe aan een upgrade van hun systeem. Voor dit project sloegen zij de handen ineen met SCHERPP én KWEEKERS. We spraken met Marie-José, interim projectleider bij De Zellingen, over deze samenwerking.

Marie-José: “In 2020 kwam het besef dat de systemen binnen De Zellingen verouderd waren. De vraag was niet of we over moesten stappen naar andere systemen, maar wanneer. En dus besloten we de oriënterende fase te betreden en informatie in te winnen over verschillende opties. Waar in eerste instantie de keuze was gevallen op een ander financieel systeem, kwam langzaamaan het besef dat de organisatie beter geholpen zou zijn met een ‘Enterprise Resource Planning’ (ERP) oplossing. In de loop van dit jaar hebben we voor AFAS gekozen, omdat AFAS een track record binnen de zorg heeft. Bovendien is het systeem gebruiksvriendelijk, waardoor we medewerkers en de organisatie kunnen helpen efficiënter te werken binnen de backoffice.”

Samenwerking KWEEKERS & SCHERPP

Eenmaal de knoop doorgehakt, begon het team binnen De Zellingen met de inrichting van de projectorganisaties. Daarbij werd inzichtelijk gemaakt welke collega’s bij dit project betrokken moesten worden en welke stappen gezet moesten worden. “We kwamen daarbij via AFAS in contact met KWEEKERS”, zegt Marie-José. Al snel werd duidelijk dat er binnen De Zellingen onvoldoende capaciteit was voor het functioneel beheer van AFAS. En juist die rol is onmisbaar in een goede voorbereiding om AFAS uiteindelijk op de juiste manier in te richten én te gebruiken. Gelukkig zijn de lijntjes kort en kwam onze partner KWEEKERS al snel met de oplossing: SCHERPP! Marie-José: “KWEEKERS heeft ons in contact gebracht met SCHERPP. Gelukkig hadden zij de capaciteit beschikbaar die wij op dat moment misten.”

Een fijn samenspel tussen twee SCHERPP professionals

In oktober startte Frank bij De Zellingen. Kort daarna werd ook Iman ingezet. Binnen dit project zijn zij met name een onmisbare ondersteuning voor de consultants van KWEEKERS. Marie-José: “De consultants van KWEEKERS houden zich met name bezig met de gehele inrichting van AFAS Profit. Frank en Iman ondersteunen ons in totaal drie dagen per week met allerlei inrichtingszaken, waaronder de juiste inrichting van het hele artikelbestand, het leggen van de OCI koppelingen en het zorgen dat de juiste bestellers toegang krijgen tot het systeem. Daarnaast test Iman het systeem momenteel samen met de medewerkers van de afdeling logistiek en inkoop. Op korte termijn zullen we ook gaan testen met leden van klankbordgroepen. Zo krijgen we een beter beeld van de gebruiksvriendelijkheid van het systeem en of we misschien aanpassingen moeten doorvoeren.” De samenwerking tussen de SCHERPP professionals en De Zellingen vindt, mede door de coronamaatregelen, met name op afstand plaats. Maar dat gooit geen roet in het eten. “Als we vragen hebben, dan krijgen we snel reactie en worden we correct geholpen”, aldus Marie-José.

De kracht van deze organisaties onder één dak

Doordat we vaak samenwerken met onze partner KWEEKERS weten we precies wat we aan elkaar hebben. We houden kantoor onder één dak en dat brengt voor opdrachtgevers veel voordelen met zich mee. “Ik merk niet dat het twee verschillende bedrijven zijn”, zegt Marie-José. “Dat is echt een kracht. Doordat KWEEKERS en SCHERPP onder één dak werken, merk je dat ze ingespeeld zijn op elkaars werkwijze, dezelfde aanpak hanteren en ze van elkaar weten hoe het systeem ingericht wordt. Daarbij zijn de lijntjes kort en kunnen ze snel schakelen. Dat ervaar ik als prettig. Juist dat was voor mij een reden om niet verder te kijken toen KWEEKERS met het voorstel kwam om professionals via SCHERPP in te zetten.” De samenwerking met De Zellingen was één van de eerste projecten voor Iman. De samenwerking bevalt van beide kanten goed. Marie-José: “Iman is echt een jonge hond. Hij denkt en werkt heel snel en zet zich goed in. Soms praat hij zelfs zo snel, dat we even op de rem moeten trappen om te zorgen dat onze gebruikers het kunnen bijhouden, haha.” Ben je benieuwd naar Iman zijn achtergrond? Klik hier om zijn verhaal te lezen.

Toekomstmuziek

De livegang van de AFAS omgeving van De Zellingen staat gepland op 1 januari 2022. Daarna is het van groot belang om het applicatiebeheer bij iemand onder te brengen, zodat alle (aan)vragen verwerkt kunnen worden. Marie-José: “Daar hebben we tot op heden nog niemand voor. Tot het moment dat we iemand gevonden hebben en diegene goed opgeleid is, zullen we ervoor kiezen om het applicatiebeheer door een externe partij te laten doen. We zijn zodoende van plan om het contract met Iman te verlengen.”